让人大翻白眼的5个Email坏习惯！

CARI_SPL

Email是上班族每一天都必须用来使用的沟通工具，但是，我们往往为了讲求效率，而忽略了发送Email也必须该有的基本礼貌，不经意得罪了别人也不知道。


以下就是经常惹怒别人的5种email坏习惯，你沾沾自喜地按下发送键，搞不好收信的人在那一头大翻白眼呢！


图片来源：www.managertoday.com.tw




1、毫不考虑地直接按下“全部回覆”


如果该email涉及很多人，那么你在回信之前就要仔细考虑清楚，是否有必要将你回复的内容同时发送给所有人。


如果你只是想简单地回说“收到”或是“谢谢”，那么请选择特定的对象就好了。


另外，在你回信前，要先想清楚有哪些事情需要沟通？再分别针对你要沟通的内容，分别回覆给负责的人。事实上，这样个别的回覆，讯息比较清楚，也比较能达到沟通的效果，又能减少对其他人的干扰。


2、回答太过简短，显得没诚意


试想想，当你认真地写了一长串的完整邮件，而对方只是淡淡地回复：“收到”，那你是不是也觉得对方过于草率，缺乏诚意？


同样的，当你收到邮件时，如果不能马上消化邮件内容，也可应该回复多两句，例如“等到晚一点有空，我会再仔细看”；或者，你可以谢谢对方，例如“谢谢你提供的资料”或“谢谢你的整理”等。


3、信件主旨特别加上“急件”两个字


为了加快工作效率，很多人都会在email subject加上“Urgent”。不过，这个字似乎被很多人滥用了。首先你得先确定，这信件是有多急迫，需要对方多快处理或回覆。如果真的事态紧急，不如直接打电话是最快、最直接的方法，而不是用email的方式，期待对方马上回覆。


4、写信指责别人的不是


Email沟通无法看到对方的表情或说话的声音，因此如果用字不小心，很容易会让对方误会你的意思，因此要尽可能避免负面的字眼和指责的语气。


如果你需要提出纠正或是建设性的批评，调整一下自己的用字，用比较正面的说法提出你的意见。例如，假设对方的工作方式有些不妥或是出了差错，你可以说“之后如果碰到类似的情况，你可以⋯⋯”，而不是直接跟对方说“你不应该⋯⋯”。


5、像机器人一样冷冰冰


我们常常为了追求效率，而忘了人际关系之间该有的礼貌与温度。Email沟通也是如此，正因为无法面对面沟通，所以email里的文字正如同前文提及，由于缺乏面对面沟通，email的如果不谨慎使用便会引起误会。


就算你注重的是工作效率，也不要让对方觉得你的信件内容像是机器人一样冷冰冰。就如同和朋友见面讨论事情，总是会先打招呼，然后再切入正题。Email沟通也是如此，当然，你不需要说太多废话浪费时间，但是在进入正事讨论之前，可以先有简短的招呼语。


（重点参考自：阳光地带）


*这篇文章由铁饭网授权转载*

hk

很多人喜欢在email开头写Dear xxx，Dear在中文是“亲爱的”，感觉好像一对热恋的情侣在对话酱，如果是男生写给男生，更觉得突兀。

elysebear

我比较感冒没有写 subject 的 email.

GagahSetia3.0

现在 Email 已渐渐地被 whatapps group 取代了。

MC2

写电邮和回复电邮是一门学问。
经验告诉我们，与其发一封得罪人或生气别人的电邮，不如当作没看到不回复，至少后来可以减少很多不必要的麻烦。

Razor_1130

MC2 发表于 30-5-2018 11:03 AM
写电邮和回复电邮是一门学问。
经验告诉我们，与其发一封得罪人或生气别人的电邮，不如当作没看到不回复，至少后来可以减少很多不必要的麻烦。

一封骂人的email比一通骂人的电话更糟糕

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