能力强的人，发电邮都有这个共同点！

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你知道吗？工作能力强的人，在回覆电子邮件上，有一个共通点。商品或服务顾问野吕映志郎更直言，利用打电话沟通事情的人“很少是工作能干的”。


“确实传达”比“详细说明”更具效果


为什么工作能力高的人信件内容都很短？


我们的生活如果一天少了“联络”，不论工作或日常都无法顺利运作。



图来源：网络



联络方式一年比一年进步，方便的工具一个接着一个被开发出来，我们的生活也不断在改变。


近两百年来，通讯方式一路从信差，慢慢转变到邮局、电话、E-mail、聊天室等各种方式。


变得方便代表着什么呢？意思就是变得越来越有效率。不论你期不期望见到这样的进步，它还是会一直进展下去。


如果你想要成功，就必须跟上现代的速度，别无选择。


有些人在理性上明明知道必须这么做，但实际做出的动作却无法达到协调。举例来说，明明可以用其他方式传达，却刻意选择打电话。这样的动作只会让你跟不上速度，也会占用对方的时间。


基本上，E-mail之所以会广泛普及，就是因为怕打电话会占用对方的时间，才刻意转为文书形式。


恕我直言，我觉得常打电话的人很少是工作能干的。


我自己基本上也只有在跟店家预约或迷路时，才会打电话。另外就是出状况时，认为有必要直接跟对方说话才会打电话。


还有，到现在还有人会在寄出E-mail后，打一通电话告知对方，这也是本末倒置的做法。虽然在以前似乎认为这么做是一种商务礼仪，但现在除非有必要请对方立即确认，否则只是在浪费时间。E-mail的设计明明是用来帮助省去两个人打电话的时间，却反而花费两道手续的时间，这么一来就失去意义了。


不过，更重要的是E-mail的内容。


如果是商务E-mail，便以“简洁有力的内容”为基本。理所当然地，内容不可以太过冗长。如果是想要传达企画内容等长篇文字，以书面告知再附上附加档桉会是最理想的做法。


不知道为什么，长篇大论的E-mail内容会觉得不易阅读，但如果是以Word或PowerPoint打出相同内容，即使冗长也能够轻易阅读。


行程相关事宜写一封、预算相关事宜写一封，应该像这样分开主题来传送E-mail。这么一来，对方回覆时也会比较方便。


假设一封E-mail里写了四件议题，当中有三件议题可以立刻答覆，剩下一件议题必须做确认。在这样的状况下，经常需要等到该议题完成确认后，才能够回覆。


为了剩下的一件议题而导致其他议题停下来就白白浪费了时间。应该动一动脑筋，让可以先进行的工作顺利进行下去。


另外，E-mail的内容还有一个大前提，也就是必须清楚表明目的。基本上不论写任何文章都一样，诀窍就在于站在阅读一方的立场来写文章。如果是抱着“只要传达出自己想传达的内容就好”的心态，就变成跟竞选人不懂投票者的心情没什么两样，沟通将无法成立。



思考要点Focus on thinking

E-mail不需要写时令问候语，也不该写超过10行以上。
1. 一开始就写出结论。
2. 每句话都必须简洁有力，避免多次使用连接词串联句子。

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cikmekyee

寄个email也这么麻烦！

seankaz

很多人都不检查电邮的，相信我

metis

实战是恰恰相反。

雷克斯R

老板读电邮反而觉得很烦

Kanninaccb

lim be 用手写信的

adamlevine

memo类型的用WhatsApp和wechat就好
那些有完整报告或查询的还是通过email，这样比较好filing

zen2

寄个email也这么麻烦+1

天然夜行者

Email是最有力的證據，辦公室政治必備防身術

打電話通常是緊急狀態，或者是需要講交情，by left的時候

樓主跟紅毛email就知道什麼是長篇大論了。

daimon

如果只是交代或者問問東西會發很簡短的EMAIL
如果因為黑白的話，電郵裡就會註明得比較清楚

Vincent1986

转载者的开头为什么没有结论 为什么没有看到简洁有力

现实中打了电话再写个Email的也有 写了email打电话过去也有 不是那个日本人说了算 自己衡量一下事情的必要性再决定 不用理帖废网的建议 他们打工转载而已 不用负责任的

用电话解决事情 干大事的人大有人在 下面的不像是单细胞单向思考的人说的话吗？

利用打电话沟通事情的人“很少是工作能干的” （又是这种要写又不敢写 可能 或许 很少）

梦想之追求者

严格来说用email不是能力强而是要白纸黑字而已

harimau

能力强的人，发电邮都有这个共同点，就是内容由自己口述，电邮由坐在大腿上的女秘发出！讲完。